6 bí quyết quản lý tài chính cho doanh nhân mới khởi nghiệp

Hundreds of startups are launched every year. But only a few of them are able to make it to the second year. One of the top reasons behind startup failure is cash crunch or unwise financial management by new entrepreneurs. Money, like time, is a finite thing and must be allocated extremely judiciously. Startups are already lean on capital and hence entrepreneurs should be very cautious with regards to financial management. Are you a first-time entrepreneur entangled with the complexities of finance? Well, the post below offers the top tips for a sound financial management for your new venture.

Underline the different types of business costs

Your business plan must have a dedicated section for finance and accounting. The said section will clearly outline the different expense areas associated with running a business. The major expense areas for any business are legal costs, marketing costs, staffing costs, business insurance and ongoing production expenses. If you are planning for a brick & mortar establishment, you should also count in establishment & infrastructure costs. When you have a clear picture of all the expense areas of your business, you have a better idea on where to and how to exactly allocate your capital or funding.

Create an organized budget & adhere to it

This is undoubtedly one of the key money-management tips for first-time entrepreneurs.

After you have underlined the different expense areas for your business, the next step is to set budget for each. When you will set the budget, create 3 columns for each individual expense area- Primary, Urgent and Extra/Avoidable. This categorization will enable you to allocate your funds more strategically to ensure the key areas receive the most attention. It will also prevent you from draining your treasury unnecessarily for extra or avoidable expenses. The main idea of a budget is to create
organization in your management.

Having a budget is not enough. You should also make sure to stick to it. Check your budget at the end of every month and find out discrepancies between the estimated amount and actual expenses. It will help you to understand whether you are going the right track or need to modify your expenses.

Educate yourself

Finance is a serious department in any business and you must keep yourself well- informed about every aspect of it. One of the best steps to smart financial management in business starts with the knowledge of major financial terms. You should gather sound idea on the crucial terms like budgeting, interest, soft inquiry, State tax, subsidized & unsubsidized loans and so on.

Go through articles and columns on finance allocation, expense areas and financial management in your business. Find out finance-related articles that are specifically written for your industry and market. You should also check out webinars and podcasts to enhance your knowledge further.

Learn how to save

Finance management is not only about sticking to your budget. You should also learn to save. It will help you to beat sudden emergencies and also leverage your opportunity to boost your resources further. Here are some great money saving tips for businesses–

• Go for a shared working space (if your business permits) to save on rent

• Try virtual networking & communications with both clients & employees to save space & costs

• Hire talented dynamic interns instead of an entire pool of highly experienced professionals

• Outsource some of the jobs to save on overhead and staffing costs

• Try open-source & cloud software programs to save on business software costs

Keep check on accounting department

One of the major reasons behind cash crunch in a business is unregulated invoices and late payments from clients. You must ensure a well-regulated and dynamic accounting
department to prevent such issues. A smart accounting team lays the foundation of sound financial management for a business.

Improve your credit score

Make sure to check your credit score every month. Being a startup owner, you are certainly aspiring for sound funding from investors. Well, investors generally prefer businesses with high credit scores. Better scores affirm responsible and credible operations. So, if your credit score needs a boost, talk to a financial advisor on improving your score for wider funding opportunities. Responsible and smart financial management is crucial when you are planning to make it big with your business.

Mỗi năm, có hàng trăm công ty khởi nghiệp được thành lập. Nhưng chỉ có một lượng nhỏ trong số đó có thể tiếp tục hoạt động trong năm thứ hai. Một trong những lý do hàng đầu đằng sau sự thất bại của những công ty khởi nghiệp (startup) là sự khủng hoảng tài chính, hay cách quản lý tài chính tiền bạc không khôn ngoan của những người lần đầu làm doanh nhân. Giống như thời gian, tiền bạc cũng hữu hạn và phải được phân bổ một cách sáng suốt. Các startup thường phải dựa vào nguồn vốn đầu tư, do vậy, các doanh nghiệp nên thận trọng trong việc quản lý tài chính. Bạn lần đầu làm kinh doanh nhưng lại vướng vào sự phức tạp của tài chính? Bài viết dưới đây sẽ bật mí một số bí quyết hàng đầu về kiện toàn hệ thống quản lý tài chính cho dự án mới của bạn.

Phân loại các khoản chi phí kinh doanh khác nhau

Trong kế hoạch kinh doanh, bạn phải dành riêng một phần cho tài chính và kế toán. Mục dưới đây sẽ nêu rõ các loại chi phí khác nhau liên quan đến việc điều hành một doanh nghiệp. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chi phí cho pháp lý, tiếp thị, nhân sự, bảo hiểm kinh doanh và chi phí sản xuất liên tục. Nếu bạn đang lên kế hoạch mở một cơ sở vật lý (cơ sở hoạt động trong một cửa tiệm thật sự), bạn cũng nên dự trù chi phí cơ sở hạ tầng. Khi bạn có một cái nhìn cụ thể về tất cả các loại chi phí kinh doanh cần thiết, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về các khoản và cách thức phân bổ chính xác nguồn vốn hoặc tài trợ của bạn.

Xây dựng ngân sách có tổ chức & tuân thủ theo

Đây chắc chắn là một trong những bí quyết hiệu quả, giúp các doanh nhân khởi nghiệp quản lý tài chính của mình.

Sau khi bạn đã xác định được các khoản chi phí kinh doanh khác nhau, bước tiếp theo là thiết lập ngân sách cho từng loại. Sau đó, hãy tạo 3 cột cho từng khoản chi phí – bao gồm chi phí cố định, khẩn cấp, phát sinh thêm và có thể cắt giảm được. Việc phân loại này sẽ cho phép bạn phân bổ tiền của mình một cách chiến lược hơn, đảm bảo các khoản quan trọng được đầu tư nhiều nhất. Nó cũng sẽ ngăn bạn đầu tư toàn bộ vốn liếng vào các khoản chi phí không cần thiết. Nguyên tắc của ngân sách là tạo tổ chức trong cách quản lý của bạn.

Chỉ có ngân sách thôi là chưa đủ. Bạn phải chắc chắn là đang kiểm soát nó. Vào cuối mỗi tháng, hãy kiểm kê ngân sách của mình và tìm ra sự chênh lệch giữa số tiền ước tính và chi phí thực tế. Điều này sẽ giúp bạn biết, liệu mình có đang đi đúng hướng chưa hay cần phải sửa đổi chi phí.

Tự giáo dục bản thân

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, tài chính là mảng quan trọng nhất và bạn phải nắm rõ toàn bộ thông tin về nó. Một trong những bước đầu để quản lý thông minh tài chính trong kinh doanh là phải am hiểu kiến thức chuyên ngành tài chính. Bạn nên gom ý tưởng hợp lý về các thuật ngữ quan trọng như lập ngân sách, lãi suất, câu hỏi mềm, thuế nhà nước, các khoản vay được trợ cấp và không được trợ cấp và nhiều thuật ngữ khác.

Xem qua các bài báo và các mục về phân bổ tài chính, các khoản chi phí và quản lý tài chính trong doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu các bài viết liên quan đến tài chính được viết cụ thể cho ngành và thị trường của bạn. Bạn cũng nên xem các sự kiện trực tuyến và các hệ thống phân phối nội dung để nâng cao kiến thức của mình hơn.

Học cách tiết kiệm

Quản lý tài chính không chỉ bao gồm riêng kiểm soát ngân sách. Bạn nên học cách tiết kiệm. Điều này sẽ giúp bạn xử lí các trường hợp khẩn cấp và cũng như tận dụng cơ hội để tăng cường nguồn lực hơn. Đây là một số mẹo tiết kiệm tiền tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp–

• Làm việc trong một không gian chung (nếu việc kinh doanh của bạn cho phép) để tiết kiệm tiền thuê cơ sở

• Thử sử dụng mạng và truyền thông ảo với cả khách hàng & nhân viên để tiết kiệm không gian và chi phí

• Thuê các thực tập sinh năng động tài năng thay vì toàn bộ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm

• Thuê ngoài một số công việc để tiết kiệm tổng chi phí và nhân sự

• Thử các chương trình mã nguồn mở và phần mềm lưu trữ đám mây để tiết kiệm chi phí phần mềm quản lý kinh doanh

Kiểm tra bộ phận kế toán

Một trong những lý do chính đằng sau sự khủng hoảng tài chính của một doanh nghiệp là không quản lý được hóa đơn và các khoản thanh toán trễ từ khách hàng. Bạn phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và năng động bộ phận kế toán để ngăn chặn những vấn đề như vậy. Một đội ngũ kế toán thông minh sẽ đặt nền móng cho việc quản lý tài chính hợp lý cho một doanh nghiệp.

Cải thiện điểm tín dụng của bạn

Hãy chắc chắn kiểm tra điểm tín dụng của bạn mỗi tháng. Là chủ sở hữu một doanh nghiệp khởi nghiệp, chắc hẳn bạn rất mong muốn kêu gọi tài trợ thiện trí từ các nhà đầu tư. Đúng vậy, các nhà đầu tư thường thích các doanh nghiệp có điểm tín dụng cao. Điểm số tín dụng tốt khẳng định các hoạt động có trách nhiệm và đáng tin cậy. Vì vậy,
nếu điểm tín dụng của bạn cần tăng cường, hãy trao đổi với một cố vấn tài chính để cải thiện nhằm có cơ hội nhận tài trợ rộng hơn. Quản lý tài chính có trách nhiệm và thông minh là yếu tố quan trọng khi bạn đang có kế hoạch mở rộng doanh nghiệp của mình.