REMOTE INTERPRETING IN THE TIME OF CORONAVIRUS

The coronavirus outbreak presents an unprecedented challenge for all professions around the planet. It is no wonder, then, that conference interpreters everywhere have felt the impact of the Covid-19 crisis. As virtually all meetings requiring physical presence have become impossible – and unsafe – to hold, remote conferencing technology has come to the fore, attempting to provide a solution – especially for the most urgent of meetings. If in the span of only a few decades, new technologies have accelerated the pace of technical and societal change, Covid-19 has proven an added catalyst, forcing us through the threshold of an unexpected future. 

PHIÊN DỊCH TỪ XA TRONG BỐI CẢNH ĐẠI DỊCH COVID-19

Cơn bão corona đã kéo theo một thách thức chưa từng có trong lịch sử cho mọi ngành nghề trên thế giới. Và theo một lẽ tự nhiên, những phiên dịch viên hội nghị khắp nơi đều hứng chịu hậu quả của cuộc khủng hoảng Covid 19 này. Khi việc tổ chức những buổi họp trực tiếp đã trở nên bất khả thi và không an toàn, công nghệ họp trực tuyến từ xa đã chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong việc cung cấp một giải pháp họp trực tuyến, đặc biệt là đối với những cuộc họp mang tính cấp bách. Nếu công nghệ mới đã đẩy nhanh quá trình thay đổi công nghệ và biến đổi xã hội chỉ trong một vài thập kỉ, thì Covid-19 chính là chất xúc tác buộc loài người bước qua ngưỡng cửa tương lai không dự đoán được.

Language Services Providers (LSPs) have the added responsibility of providing both interpreters and clients with practical and immediate guidance on how to grapple with new experiences in interpreting in these challenging times. For example, to spread the message of keeping people safe and healthy, government services have already adapted to new ways of using interpreters, especially in the case of sign language.

Các nhà cung cấp dịch vụ về ngôn ngữ (LSPs) nay có thêm trách nhiệm cung cấp cho cả các phiên dịch viên và khách hàng những chỉ dẫn cấp thiết và thiết thực để ứng phó với những thay đổi mới trong ngành và chiến thắng giai đoạn khó khăn này. Ví dụ, để lan tỏa thông điệp giữ an toàn và sức khỏe cộng đồng, các phòng ban chính phủ đã thích ứng với sự thay đổi về sử dụng nhân sự trong ngành phiên dịch, đặc biệt là trong các trường hợp sử dụng ngôn ngữ ký hiệu.

Distance, or remote, interpreting is done where interpreters are not physically present at the site that requires interpretation. Several modalities exist, such as over the phone, via a live audio/video feed, usually in a mode called Remote Simultaneous Interpretation (RSI).

Phiên dịch từ xa là hình thức phiên dịch mà phiên dịch viên không cần phải có mặt trực tiếp tại địa điểm tác nghiệp. Một số phương thức phiên dịch như qua điện thoại hay qua video trực tiếp thì thường được gọi chung là phiên dịch từ xa.

Working from home and on virtual meeting platforms can also present other challenges, such as a high dependence on the quality of more internet connections, individuals’ audio equipment, the vulnerability of data on personal equipment, difficulty in switching interpretation over to the next member of the team, etc. Specifically for the latter scenario, certain specialized RSI platforms have been created, and your language service provider should be able to provide you with information on the various options currently available.

Làm việc tại nhà và trên các nền tảng họp ảo cũng có thể dẫn đến những thách thức khác, chẳng hạn như phụ thuộc nhiều vào chất lượng của nhiều kết nối internet hơn, thiết bị âm thanh của cá nhân, rủi ro thất thoát dữ liệu trên thiết bị cá nhân, khó khăn trong việc chuyển đổi phiên dịch cho thành viên tiếp theo của nhóm, v.v. Cụ thể hơn đối với trường hợp thứ 2, một số nền tảng RSI chuyên biệt nhất định đã được tạo ra và nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ của bạn có thể cung cấp cho bạn thông tin về các lựa chọn hiện hành.

Suggestions and recommendations on Distance/Remote Simultaneous Interpretation (RSI)

Những khuyến nghị khi sử dụng hình thức phiên dịch song song từ xa (RSI)

For more information on how to meet all your teleconference needs when hosting delegations of foreign clients and partners in conference halls and executive briefing centers is no longer possible, contact your language services provider, who will certainly share the following tips to ensure the success of your event:

Để biết thêm thông tin về cách đáp ứng mọi nhu cầu hội nghị từ xa khi việc tiếp đón các đoàn khách hàng và đối tác nước ngoài tại hội trường và trung tâm họp báo trở nên bất khả thi, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ, họ chắc chắn sẽ chia sẻ các mẹo sau để đảm bảo sự thành công của các sự kiện:

General considerations:

Xem xét chung:

Consider shorter meetings. RSI adds to the interpreters’ cognitive load as they experience a more complex process of quality control in situations of multiple user interfaces (UIs). Keep in mind that interpreter fatigue is exacerbated by the technological complexity this type of scenario implies.

Cân nhắc các cuộc họp ngắn hơn. Hình thức phiên dịch từ xa tạo thêm phụ tải đối với nhận thức của phiên dịch viên khi họ trải qua quá trình kiểm soát chất lượng phức tạp hơn đối với những giao diện có nhiều người dùng (UIs). Hãy nhớ rằng công nghệ càng phức tạp thì phiên dịch viên càng mệt nhọc.

More than ever, have presenters keep a clear, soft pace when speaking. It is helpful to have a moderated meeting, as some types of meetings are not necessarily suitable for RSI.

Trên hết, người thuyết trình phải giữ một tốc độ nói ổn định, nhẹ nhàng. Sẽ rất hữu ích nếu bạn có một cuộc họp ở tầm trung, vì một số loại hình họp không nhất thiết phù hợp với hình thức này.

Preparation is key. In order to get the most from your interpreters, do not hesitate to share your material (presentations, speeches, glossaries, style guides, etc.) with them: as for any assignment, you can rest assured that professional conference interpreters will abide by their code of ethics and preserve the confidentiality of all your materials.

Chuẩn bị chính là yếu tố cốt lõi. Để tận dụng tối đa phiên dịch viên của bạn, đừng ngần ngại chia sẻ tài liệu (bài thuyết trình, bài phát biểu, bảng chú giải thuật ngữ, hướng dẫn văn phong, v.v.) với họ vì với bất kỳ nhiệm vụ nào, bạn có thể yên tâm rằng các phiên dịch viên hội nghị chuyên nghiệp sẽ tuân theo quy tắc đạo đức và giữ bí mật của tất cả các tài liệu của bạn.

Equipment:

Trang thiết bị:

Be aware of your event and participants’ sound, video, and internet connection quality. Technological issues are likely to occur, and sound and video quality will be even more crucial than at a regular, live meeting. Remember that at virtual meetings, just like at physical conferences, if interpreters cannot hear the presenter properly, they cannot do their work.

Lưu ý về chất lượng âm thanh, video và kết nối internet của người tham gia và sự kiện của bạn. Các vấn đề thiết bị kĩ thuật gần như chắc chắn sẽ xảy ra và chất lượng âm thanh và video thậm chí còn quan trọng hơn so với một cuộc họp trực tiếp thông thường. Hãy nhớ rằng tại các cuộc họp ảo, cũng giống như tại các hội nghị vật lý, nếu người phiên dịch không thể nghe thấy người thuyết trình một cách chính xác, họ không thể thực hiện công việc của mình.

Both the interpreters and the presenters should be aware of their room’s acoustics and use a separate wired microphone or a headset with an integrated microphone rather than their computer’s onboard mic. Whenever possible, avoid phone lines (which do not offer optimal voice quality) or wireless connections (including home Wi-Fi and Bluetooth devices); a wired internet connection using an Ethernet cable is usually best.

Cả người phiên dịch và người thuyết trình nên có nhận thức về âm thanh trong phòng của họ và sử dụng micrô riêng biệt hoặc tai nghe có micrô tích hợp thay vì micrô trên máy tính của họ. Bất cứ khi nào có thể, hãy tránh các đường dây điện thoại (không cung cấp chất lượng thoại tối ưu) hoặc các kết nối không dây (bao gồm Wi-Fi gia đình và thiết bị Bluetooth); kết nối internet có dây mạng bằng cáp Ethernet thường là tốt nhất.

Presenters are advised to keep their video camera/feed on. Interpreters use visual cues as well as sound to provide a more accurate interpretation. At physical conferences, interpreters should always have a direct line of sight to the speaker.

Người thuyết trình nên bật máy quay video. Thông dịch viên sử dụng các dấu hiệu hình ảnh cũng như âm thanh để cung cấp bản dịch một cách chính xác hơn. Tại các cuộc hội thảo trực tiếp, phiên dịch viên phải luôn có hướng nhìn thẳng vào người nói.

Should lack of bandwidth prevent the use of video during a virtual meeting, interpreters may find it very difficult, if not impossible, to interpret the speaker without body language and non-verbal cues.

Nếu thiếu băng thông để sử dụng video trong cuộc họp ảo, phiên dịch viên có thể cảm thấy rất khó khăn, nếu không muốn nói là không thể để có thể hiểu được diễn giả mà không có ngôn ngữ cơ thể và các tín hiệu phi ngôn ngữ.

Should interpreter hubs be used, these will be equipped with soundproof booths to which the interpreters are accustomed, as well as with a more adequate, dedicated audio setup along with monitors showing the speaker.

Nếu sử dụng các trung tâm phiên dịch, thường sẽ được trang bị các buồng cách âm mà phiên dịch viên đã quen sử dụng, cũng như với thiết lập âm thanh chuyên dụng, đầy đủ hơn cùng với màn hình hiển thị người nói.

Make sure you are prepared and well-equipped. Just like with a physical meeting, it’s important to expect something to go wrong; ensuring that all possible preventive measures have been taken can help to avoid negative outcomes. Special arrangements need to be made to troubleshoot in case of technical glitches that may arise during the event. In the case of going with at-home interpretation, we highly recommend that you plan to have a rehearsal or conduct a test before the day of the event, with both the interpreters and the presenters.

Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị và được trang bị đầy đủ. Giống như với một cuộc họp thực tế, điều quan trọng là dự trù cho những trường hợp có thể xảy ra; đảm bảo rằng tất cả các biện pháp phòng ngừa có thể đã được thực hiện sẽ giúp tránh các kết quả tiêu cực. Cần có sự sắp xếp đặc biệt để khắc phục sự cố trong trường hợp trục trặc kỹ thuật có thể phát sinh trong sự kiện. Trong trường hợp tham gia phiên dịch tại nhà, chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn nên có kế hoạch diễn tập hoặc kiểm tra trước ngày diễn ra sự kiện với cả phiên dịch viên và người thuyết trình.

Contractual considerations and liability:

Cân nhắc hợp đồng và trách nhiệm pháp lý:

Trust the experts. As usual, it is recommended to use highly qualified interpreters and a professional language services provider. When possible, collocated interpreters (interpreters working from the same location) will find it easier to work together and help each other when working in the same simultaneous interpretation booth vs. when interpreting from home. Your Project Manager will play a key role in the success of your project and will be able to set up all parameters for seamless interpretation during your event.

Hãy tin tưởng các chuyên gia. Một điều hiển nhiên là bạn nên sử dụng phiên dịch viên có trình độ cao và nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ chuyên nghiệp. Khi có thể, các phiên dịch viên nên được sắp xếp gần nhau (phiên dịch viên làm việc tại cùng một địa điểm), điều này sẽ giúp các phiên dịch viên dễ dàng làm việc cùng nhau và giúp đỡ lẫn nhau hơn khi làm việc trong cùng một cabin so với khi phiên dịch tại nhà. Người quản lý dự án của bạn sẽ đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án và sẽ có thể thiết lập tất cả các thông số để phiên dịch diễn ra suôn sẻ trong suốt sự kiện của bạn.

Recording. If you require recording or commercial live streaming of the interpretation, don’t forget to discuss this with your Language Service Provider (LSP), since unauthorized recording or broadcasting may constitute copyright infringement.

Ghi âm. Nếu bạn yêu cầu ghi âm hoặc phát trực tiếp phần dịch, đừng quên thảo luận vấn đề này với Nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ (LSP) của bạn, vì việc ghi âm hoặc phát sóng trái phép có thể cấu thành vi phạm bản quyền.

Disclaimers. RSI contracts will usually include a disclaimer releasing the interpreters from liability for interruption of service, partial or complete loss of audio, visual input, or data, or unauthorized access, etc.

Tuyên bố từ chối trách nhiệm. Các hợp đồng RSI thường sẽ bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm để giải phóng người phiên dịch khỏi trách nhiệm đối với việc gián đoạn dịch vụ, mất một phần hoặc toàn bộ đầu vào âm thanh, hình ảnh hoặc dữ liệu hoặc truy cập trái phép, v.v.

Hygiene and cleaning procedures:

Quy trình vệ sinh và làm sạch:

Remote interpreting is an efficient way to abide by social distancing measures while allowing your meeting’s message to be conveyed. However, the coronavirus can remain viable for several hours on different materials and types of equipment. Whatever the event format, either supported by the conventional fixed set-up or mobile sets, some hygienic care is expected by both interpreters and participants. The American Center for Disease Control (CDC) recommends the use at least 70% isopropyl or ethanol alcohol solution; direct use of this over surfaces is effective, for instance, with gauze or a cotton pad soaked in the solution, and applied directly to external surfaces, earpieces, receptors, and anything commonly manipulated or in close proximity to mouths, noses, eyes, and ears.

Phiên dịch từ xa là một cách hiệu quả để tuân thủ các biện pháp giãn cách xã hội trong khi vẫn cho phép truyền tải thông điệp cuộc họp của bạn. Tuy nhiên, coronavirus có thể tồn tại trong vài giờ trên các vật liệu và loại thiết bị khác nhau. Dù hình thức sự kiện là gì, được hỗ trợ thiết lập cố định thông thường hay thiết bị di động, việc chăm sóc, đảm bảo vệ sinh được kỳ vọng bởi cả người phiên dịch và người tham gia. Trung tâm Kiểm soát Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC) khuyến cáo sử dụng dung dịch cồn isopropyl hoặc ethanol có nồng độ ít nhất 70%; Việc sử dụng trực tiếp chất này lên các bề mặt sẽ có hiệu quả khử trùng, ví dụ, dùng gạc hoặc miếng bông tẩm dung dịch, và áp dụng trực tiếp lên các bề mặt bên ngoài, tai nghe, bộ phận tiếp nhận và bất kỳ thứ gì thường được thao tác hoặc gần miệng, mũi, mắt và đôi tai.

Needless to say, the world we knew at the beginning of 2020 has been forever changed by the current coronavirus crisis.

Theo một lẽ tự nhiên, thế giới mà chúng ta biết vào đầu năm 2020 đã hoàn toàn bị thay đổi bởi cuộc khủng hoảng coronavirus hiện nay.