GUIDE TO VIDEO CONFERENCE INTERPRETING

NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ PHIÊN DỊCH HỘI THẢO TRỰC TUYẾN (QUA VIDEO) 

As a result of globalization, more businesses than ever are able to communicate across borders, and trade on an international scale.

Toàn cầu hóa giúp ngày càng nhiều doanh nghiệp có thể giao tiếp xuyên biên giới và thực hiện các hoạt động mậu dịch trên quy mô quốc tế.

But while this is excellent for increasing your customer base, it also brings up logistical issues, including working around time zones and overcoming language barriers. Video conferencing can improve availability between users, making it possible to hold meetings remotely, regardless of where in the world each person is. What’s more, professional interpreters can easily join the call if needed, providing much-needed clarification with their linguistic skills.

Tuy nhiên, nếu quá trình này có thể giúp tăng hệ cơ sở khách hàng của doanh nghiệp thì nó cũng kéo theo các vấn đề về hậu cần – logistic như: Nhân sự làm việc tại các múi giờ khác nhau và áp lực vượt qua rào cản ngôn ngữ. Khi đó, họp trực tuyến sẽ là giải pháp cho các vấn đề này bởi nó rất thuận tiện, cho phép người dùng có thể tổ chức các cuộc họp từ xa từ bất kỳ đâu trên thế giới. Tuyệt vời hơn là, cũng nhờ đó mà các phiên dịch chuyên nghiệp có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp trực tuyến để phiên dịch, giúp cho giao tiếp trở nên thông suốt và rõ ràng.

What are video remote interpreting services?

Dịch vụ phiên dịch hội nghị từ xa là gì?

Interpretation is the act of translating the spoken word, most frequently via mediating conversations between two or more languages.

Phiên dịch là hoạt động dịch nói và thường được sử dụng trong các cuộc hội thoại bằng hai hay nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Traditionally, the interpreter would need to be physically present with their clients in order to give an accurate interpretation, allowing a conversation to flow even if the meeting attendees don’t speak the same language. However, thanks to video conferencing technology, it’s no longer necessary for the interpreter to attend meetings in person.

Trước đây, phiên dịch viên cần phải gặp mặt trực tiếp với khách hàng để truyền tải chính xác thông điệp giữa các bên, giúp hoạt đông động giao tiếp được thuông suốt dù các bên không sử dụng cùng một ngôn ngữ. Tuy nhiên, công nghệ họp trực tuyến đã giúp phiên dịch giờ đây không nhất thiết phải trực tiếp tham dự các cuộc họp.

As a business owner, remote interpretation offers a range of benefits, including reduced costs and organization stresses, as well as increased availability. To have an interpreter attend meetings in person, you need to cover expenses for travel and accommodation, on top of the interpretation fee. But if they can work remotely via video chat, you won’t have to worry about these additional costs.

Trên khía cạnh kinh doanh, phiên dịch từ xa cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc giảm chi phí và áp lực cho tổ chức, cho đến việc tăng mức độ sẵn có của phiên dịch. Trước đây khi thuê một phiên dịch viên, các công ty không những mất phí phiên dịch mà còn phải chi trả phí đi lại và ăn ở cho phiên dịch, vốn cũng là một con số không nhỏ. Giờ đây, khi phiên dịch viên có thể làm việc từ xa qua video, bạn sẽ không phải lo lắng về những chi phí phát sinh này.

This also reduces the carbon footprint associated with your business, which is a growing concern among entrepreneurs around the world.

Ngoài ra, điều này cũng góp phần giúp giảm dấu chân carbon trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh – một vấn đề đang ngày càng được các chủ doanh nghiệp lẫn người dân quan tâm trên khắp thế giới.

And because the interpreter can work remotely, they’re able to save time on commuting and may even be able to take on more jobs in a day as a result, making it a more lucrative way to do business for themselves.

Bên cạnh đó, vì không phải đi lại nên phiên dịch viên cũng có thể kiếm thêm thu nhập bằng việc nhận dịch nhiều hơn trong ngày.

How does video interpretation work?

Phiên dịch hội nghị diễn ra như thế nào?

Video interpretation is fairly simple to understand and works similarly to real-life, consecutive interpretation. The only difference is that the interpreter will need to watch the interaction on-screen, but this also means they can pick up on non-verbal communication cues, such as facial expressions and body language, which accounts for up to 93% of all communication.

Phiên dịch hội nghị trực tuyến hoạt động khá đơn giản, quá trình tương tự như phiên dịch truyền thống – dịch nối tiếp. Sự khác biệt duy nhất là phiên dịch sẽ cần phải theo dõi tương tác trên màn hình để nắm được các dấu hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ - yếu tố chiếm tới 93% hiệu quả giao tiếp, bao gồm nét mặt và ngôn ngữ cơ thể.

It’s important to note that the meeting should continue on as normal, even with an interpreter involved. So whoever is leading the meeting should begin by introducing themselves and everyone else, and start the meeting off. Whenever it’s your turn to speak, remember to try and be as clear as possible, making it easier for everyone to understand what you’re saying.

Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi có phiên dịch tham gia thì cuộc họp vẫn nên diễn ra theo trình tự giao tiếp thông thường: Bất kỳ ai chủ trì cuộc họp cũng nên bắt đầu bằng cách giới thiệu thành phần tham gia và bắt đầu cuộc họp. Mỗi khi đến lượt bạn nói, hãy nhớ cố gắng nói rõ ràng ý tưởng của mình nhất có thể để mọi người có thể hiểu những gì bạn đang nói.

There are different types of interpretation, including consecutive and simultaneous. In consecutive interpretation, the speaker and interpreter take it in turns to talk, giving each the time and space to say their piece. While this offers clear communication, it can be a lengthy process, and take twice as long to hold the meeting. Simultaneous interpreting is much quicker, but requires much more skill, requiring the interpreter to listen while whispering the interpretation to the client.

Có nhiều loại hình phiên dịch khác nhau, bao gồm dịch nối tiếp và dịch song song. Khi dịch nối tiếp, người nói và phiên dịch viên thay phiên nhau nói với phần thời gian và không gian nhất định. Mặc dù hình thức dịch này mang lại thông tin rõ ràng nhưng lại kéo dài gấp đôi thời gian của cuộc họp. Loại hình phiên dịch song song giúp tiết kiệm thời gian hơn, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi phiên dịch có nhiều kỹ năng hơn khi họ vừa nghe, vừa phải dịch lại cho khách hàng (với giọng nói nhỏ hơn).

How should businesses use video conference interpreting services?

Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ phiên dịch hội nghị trực tuyến như thế nào?

During a time when remote working is rising in popularity, it makes sense that video conferencing is also becoming more commonplace. And it can be used in place of most face-to-face meetings that are typically associated with businesses, including:

- Business meetings and updates

- Associations’ meetings

- Press conferences

- Product launches

Bởi vì làm việc từ xa đang trở nên phổ biến nên các hội nghị trực tuyến diễn ra thường xuyên hơn cũng là điều dễ hiểu. Các hội nghị như thế này có thể thay thế cho hầu hết các cuộc họp trực tiếp (đặc biệt là cuộc họp liên quan đến các doanh nghiệp), bao gồm:

- Các cuộc họp kinh doanh và cập nhật tình hình mới

- Các cuộc họp của hiệp hội

- Họp báo

- Giới thiệu sản phẩm

For international meetings, you simply need to add the appropriate interpreter to the conference call.

Đối với các cuộc họp quốc tế, bạn chỉ cần đơn giản là thuê thêm phiên dịch tham gia vào cuộc  họp.

Ideal video conference interpreting conditions

Điều kiện phiên dịch hội nghị trực tuyến lý tưởng

High-quality and updated technology

Áp dụng công nghệ tân tiến với chất lượng cao

Having up-to-date technology is crucial for video chats on a business level as, in these instances, communication is key. It also means that audio and video must be synchronized. It’s important for you and the interpreter to gauge subtle non-verbal cues. as well as clearly hearing and understanding what is being said. Crackly microphones or low-resolution cameras, for example, hinder communication, which could be disastrous for your business.

Đối với các cuộc họp trực tuyến ở cấp độ doanh nghiệp, giao tiếp là yếu tố trọng yếu, vậy nên công nghệ hiện đại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Khi đó, âm thanh và hình ảnh cần ăn khớp với nhau. Mấu chốt là bạn và phiên dịch phải nhận ra được các tín hiệu phi ngôn ngữ dù nhỏ nhất, cũng như nghe rõ và hiểu những gì đang bàn trong cuộc họp. Khi sử dụng micrô hoặc máy ảnh có độ phân giải thấp, chúng có thể khiến phiên dịch không hiểu rõ cuộc giao tiếp, dẫn tới những sự cố đáng tiếc cho công ty bạn.

Interpreters must be able to see the same picture as participants

Người phiên dịch cần phải được nhìn thấy cuộc họp như một người tham gia thực thụ

This makes it easier for the interpreters to understand what is happening in the meeting, and also means their interpretation will make sense for the participants. All parties involved should have a clear understanding of what’s happening in the meeting, which is crucial in the business world.

Điều này giúp phiên dịch dễ dàng hiểu được những gì đang diễn ra trong cuộc họp, giúp họ truyền tải đúng thông điệp mà các bên muốn đưa ra. Khi đó, các bên tham gia cũng cần hiểu rõ về những điều đang bàn đến trong cuộc họp – một điều vô cùng quan trọng khi làm ăn.

Close-up images of the speaker must be available

Đưa ra hình ảnh rõ ràng và cận cảnh của người nói

This is beneficial for interpreters, as it allows them to see non-verbal communication cues, as previously mentioned. This provides a better understanding of what’s being said, letting them accurately convey the meaning to their audience.

Điều này có lợi cho người phiên dịch vì nó cho phép họ nhìn thấy các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ như đã đề cập ở phần trước, tạo điều kiện để phiên dịch hiểu rõ về nội dung cuộc họp và truyền tải chính xác ý nghĩa đến người nghe.

Interpreters must be given a copy of any documents read in the meeting

Người phiên dịch cũng cần được cung cấp các tài liệu cuộc họp

If there are any documents that will be referenced in the meeting, they should be sent to the interpreter ahead of time. This allows them to translate the text and get a better understanding of what will be happening in the meeting, which can affect the overall quality and content of their interpretation.

Nếu có bất kỳ tài liệu nào liên quan đến cuộc họp, ta nên gửi cho phiên dịch trước khi cuộc họp diễn ra. Điều này cho phép họ dịch văn bản trước và hiểu rõ hơn về những gì sẽ diễn ra trong cuộc họp bởi nó ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể và nội dung bản dịch.