YOUR COLLEAGUES DON'T READ ANYTHING YOU WRITE. HERE ARE WAYS TO CHANGE THAT.

Long emails and dense, difficult to decipher memos mean modern office communication goes ignored more often than it’s understood. For over a decade, I taught college students how to communicate in professional settings. Every class began with a single, all-consuming thesis: “Nobody will ever want to read anything you write at work. Period.”That’s a harsh and, perhaps, disheartening warning. Particularly for bright-eyed, soon-to-be employees about to make their dent in the universe.

“It’s not personal,” I would tell them. “We’re just inundated.” Today, information hurtles at us, screaming for attention at an ever increasing volume. The flood alone is a challenge. Unfortunately, we also exist in a web of professional dependencies where individual success hinges upon others’ help, input and buy-in.The real pain of writing at work only to have our words disappear into the ether — the wasteland of no response — is more than feeling small and disrespected; it’s the professional consequences that compound them.

“Ambiguity is a symptom of immediacy,” Ann Handley, the author of “Everybody Writes,” said. “We dash off emails, Slack messages, texts, or quick-hit memos with neither forethought nor clear intention.”Beneath these brutal realities, getting busy co-workers and bosses to take action means changing eight things about the way we communicate.

Write less often.

Absence makes the heart grow fonder. That’s the cliché anyway. And, of course, it’s cliché for a reason — a hard-wired, psychological reason known as scarcity.“The principle of scarcity indicates that people want more of what they can have less of,” said Robert Cialdini, Regents’ professor emeritus of psychology at Arizona State University and author of “Influence: The Psychology of Persuasion.”“Things that are rare, scarce, dwindling in availability become more attractive as a consequence of perceived value,” he said. To see this principle validated, you can check out Dr. Cialdini’s supermarket study — in which he found that saying “only three per customer” was twice as effective as any other promotion.

Yet scarcity in professional writing is so, well, scarce that its absence is easier to illustrate than its presence. Think of your relentless notifications, your overcrowded inbox, your mounting to-do list, the blinking red badges that cry out. Within that cacophony …

The less we write, the more valuable our writing becomes.

The key lies in a twofold approach. First, keep your casual conversations quarantined from professional channels (except with those co-workers with whom you share nonprofessional bonds). Second, discipline yourself against the very mediums we use.“Armed with technologies like smartphones, Slack and Skype, it’s easy to operate in rapid-response mode,” said Liz Wiseman, author of “Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter.” “Each is short, but the cumulative word count wreaks havoc,” she said, leaving us “continually rejiggering priorities and searching for the signal in the noise.”

To combat this tendency, Ms. Wiseman recommends a 24-hour waiting period. When another recipient could or should answer, give that person the right of first response. “If they don’t respond,” she said, “I jump in. Not with a reply, but with clarification that I’m looking to them to jump in.”

More than a batching tactic, ruthlessly ask yourself:

• Do I need to send this now?

• If not, do I need to send it at all?

• If so, does more than one person really need it?

ĐỒNG NGHIỆP CỦA BẠN KHÔNG THỰC SỰ ĐỌC MỌI THỨ BẠN VIẾT. VÀ ĐÂY LÀ ĐIỀU BẠN CÓ THỂ LÀM ĐỂ THAY ĐỔI ĐIỀU ĐÓ.

Những email dài hay những mẩu giấy nhớ dày đặc chữ và khó hiểu đồng cho thấy việc giao tiếp chốn văn phòng ngày nay thường bị xem nhẹ hơn là hiểu thấu. Trong suốt hơn 1 thập kỷ, tôi đã dạy cho các sinh viên cách để giao tiếp một cách thật chuyên nghiệp. Và trong mọi lớp học, tôi đều bắt đầu với một luận điểm tổng quát: “Ở nơi làm việc, sẽ không ai muốn đọc bất kì điều gì bạn viết. Chấm hết.”Đó có lẽ là một lời cảnh báo hơi ác nghiệt và khiến người ta nản lòng thoái chí. Cụ thể là những cô cậu sắp trở thành nhân viên, nghĩ rằng mình sẽ để lại dấu ấn của mình trong vũ trụ với cặp mắt ngây thơ.

Thường tôi sẽ bảo họ rằng đó không phải là vấn đề của riêng ai. Chúng ta chỉ là bị choáng ngợp mà thôi. Ngày nay, thông tin dồn dập, vồ vập vào chúng ta như một dòng lũ quét và hét lên rằng “hãy chú ý đến chúng tôi” với âm lượng ngày một lớn hơn. Chỉ riêng cơn lũ này thôi đã là một thách thức rồi. Không may thay, chúng ta đồng thời cũng đang mắc kẹt trên một chiếc mạng nhện nơi chuyên môn bị phụ thuộc và thành công cá nhân thì cần có sự giúp đỡ, nhập liệu và mua vào.Nỗi đau thực sự là khi chúng ta bỏ rất nhiều tâm huyết ra viết chỉ để nhìn thấy công sức của mình tan biến vào hư vô – Hoang mạc không lời đáp – còn tệ hơn cả cảm giác thấy mình nhỏ bé và không được tôn trọng; tất cả đều là những rủi ro mà nghề nghiệp mang lại.

“Sự mơ hồ là biểu hiện của phản ứng tức thì”, trích câu nói của Ann Handley, tác giả cuốn “Mọi người đều viết”. “Chúng ta thường mơ hồ đọc lướt qua những bức thư điện tử, những tin nhắn trên Slack, hay những tờ giấy nhớ mà không hề có ý định rõ ràng hay chủ đích.”Với những hiện thực tàn khốc này, cách khiến cho những người đồng nghiệp và những ông chủ bận rộn phải hành động chính là thay đổi 8 điều trong cách chúng ta giao tiếp.

Viết ít đi

Thiếu thốn sẽ làm con người ta biết quý trọng hơn. Con người là như vậy. Và đương nhiên có lý do cho việc đó – một loại tâm lý gắn bó và gần gũi mang tên khan hiếm.“Nguyên lý của sự hiếm có chỉ ra rằng càng hiếm có khó tìm con người càng ham muốn,” trích lời Robert Cialdini, giáo sư danh dự về tâm lý học của Đại học Regent và là tác giả của cuốn “Influence: the psychology of Persuation.”Ông cho biết “Những thứ hiếm có, khó tìm và ngày càng khan hiếm thường trở nên hấp dẫn hơn như là một hệ quả của giá trị nhận thức”. Để tìm hiểu thêm về giá trị của nguyên tắc này, bạn có thể xem qua những nghiên cứu về thị trường của giáo sư Cialdidi – trong đó ông có chỉ ra rằng chỉ nói 3 câu với mỗi khách hàng còn hiệu quả hơn bất kỳ phương pháp quảng cáo nào khác.

Tất nhiên tính khan hiếm trong môi trường viết chuyên nghiệp khá là ít xuất hiện đến nỗi mà sự vắng mặt của tính khan hiếm này còn dễ dàng diễn tả hơn là sự xuất hiện của nó. Nghĩ đến tiếng thông báo không ngừng nghỉ, tiếng hộp thư đến vốn đã quá tải, tiếng báo những việc cần làm, tiếng kêu của những huy hiệu đỏ đang nhấp nháy. Trong tất cả những tạp âm đó …

Chúng ta viết càng ít, thì giá trị của thứ chúng ta viết càng cao.Chìa khóa nằm ở cách tiếp cận từ 2 mặt. Một mặt, hãy giữ những cuộc trò chuyện thường ngày tránh xa khỏi những kênh chuyên nghiệp (ngoại trừ với những người đồng nghiệp mà bạn có mối quan hệ không chuyên với). Mặt còn lại, bạn phải tự thiết quân luật với bản thân trước những phương tiện mà chúng ta sử dụng.“Được vũ trang toàn diện với những công nghệ như điện thoại thông minh, Slack và Skype, chúng ta có thể dễ dàng tác chiến ở chế độ phản ứng nhanh,” trích lời Liz Wiseman, tác giả cuốn “Multipliers: Cách những nhà lãnh đạo tài ba nhất khiến mọi người trở nên thông minh hơn.”. “Mỗi câu nói mặc dù ngắn, nhưng đủ xúc tích để có thể tàn phá mọi thứ”, câu nói của cô khiến chúng ta phải liên tục thay đổi những ưu tiên của mình và bắt tín hiệu giữa những tiếng huyên náo xung quanh.”

Để chống lại xu hướng này, bà Wiseman đề xuất mọi người chờ đợi trong 24 tiếng. Cho đến khi người nhận có thể hoặc sẵn sàng trả lời, họ sẽ có quyền được ưu tiên trả lời trước. “Nếu lúc đó họ không trả lời, tôi sẽ can thiệp, không phải để đưa ra 1 câu trả lời, mà là để khiến họ hiểu rõ rằng tôi đang đợi họ trả lời.”

Hơn cả là một chiến lược, hãy liên tục tự hỏi bản thân:

Liệu mình có cần phải gửi ngay bây giờ không?

Nếu không cần, vậy mình có thực sự cần phải gửi không?

Nếu  vậy, có bao nhiêu người thực sự cần nó?